電子申請が義務化されます
２０２０年（令和２年）４月1日以降に開始する事業年度から資本金、出資金または拠出金が１億円以上の会社さんは、社会保険や労働保険の一部の手続きを電子申請で行うことが法律で義務付けされました。
社会保険労務士丸山事務所では未だ電子申請のご準備をされていない会社さんや、導入した電子申請システムにご満足されていない会社さんに対して、簡単に電子申請を実現するための支援を行っています。
電子申請のメリット
行政機関では電子申請のメリットとして、次の項目を挙げています。
- 行政機関へ出向く移動時間や待ち時間の節約になる
- ２４時間いつでも申請できる
- 好きなところから手続きできる
- 一度で手続きを完結できる
- 電子納付ができる
上の１～３は、郵送と何ら変わらないメリットです。ここに挙げられているのはｅ－Ｇａｖに直接アクセスをして、届け出する場合のメリットです。ところが、実際にｅ－Ｇａｖに直接アクセスしたことのある多くの方は、使い勝手が悪いためにメリットよりもデメリットの方が大きく、電子申請を諦めます。
丸山事務所では、ソフトウェアを利用した電子申請を推進しています。
ソフトウェアを利用した電子申請とは
申請データの作成から、申請、公文書取得までの電子申請に係る全ての作業をソフトウェアが支援し、従来の届け出方法と比較して大幅な作業負担の軽減を図ることができます。そのため、次のメリットを得ることができます。
- 届け出業務に精通していない社員でも、手続きが可能となる
- 重複したデータの入力業務が削減できる
- 届け出履歴が確認できる
- 社長印の代わりに電子証明書を使う
１のメリットは絶大です。多くの会社さんで、労務や人事の担当者が急に辞めてしまうと大変なことが起きます。新たに採用した社員に届け出業務を任せられるまでに、多くの教育費と時間を使わなくてはなりません。全くの素人では困りますが、ソフトウェアの支援を受けることにより費用を抑えて遥かに短期間で担当者を養成することができます。
２の重複入力業務の削減も業務の効率化に繋がります。届け出に必要な住所とか生年月日を何度も入力することは非効率でしかありません。
３の届け出履歴の確認も便利です。何時届け出をして、いつ結果が返ってきたのを遡って確認できることは実務担当者には頼もしい機能です。
４の社長印の代わりに電子証明書を使う機能も業務の効率化に寄与します。社内手続きであっても社長印を申請し、押印してもらうことが場合によっては大きな労力になります。社長印の不要は電子申請の隠れたメリットです。
このように２０２０年４月1日からの電子申請の義務化のことは別にしても、社会保険や労働保険の手続きをソフトウェアを利用した電子申請化することによる能率向上は捨てがたいものがあります。ソフトウェアの導入により事務の効率化を図ることは、事務処理の非効率さが指摘される我が国の状況に鑑みても至極当然の流れにあります。
丸山事務所では、このメリットを享受できるクラウド型労務手続き・管理システムのオフィスステーションの導入を勧めています。
オフィスステーションとは
オフィスステーションは、株式会社エフ・アンド・エムが２０１６年９月にリリースしたクラウドタイプの電子申請システムです。未だ３年弱の期間しか経っていませんが、既に３０００社以上で導入されています。
丸山事務所はリリースとほぼ同時にこのシステムを導入し、以降は社会保険、労働保険等の手続きを電子申請中心に行ってきました。当初は決して使いよいシステムとは言えませんでしたが、利用者の要望を絶えず取り入れて改良を図り、今では完璧ではないとしてもかなり便利に使えるシステムに成長してきています。
機能紹介
オフィスステーションの詳しい機能に関しては参照資料やネットを見て頂くとして、丸山事務所が実際に利用者としての立場から特筆したい３、４の機能を紹介します。
① 離職票の作成
雇用保険の離職票の作成は、社会保険労務士が最も嫌がる業務です。１文字でも間違えると、ハローワークの窓口で「〇欄〇〇字削除、〇〇字挿入」と書き込まれ、気まずい気持ちになるものです。オフィスステーション導入後は、間違えは何回でも修正できますし、そもそも自動で大部分を作成してくれるので間違える箇所が極めて少なくなりました。給与データをあらかじめ取り入れてあれば、月給者に関してはほぼ自動で、時給者にしても簡単な作業で離職票を作成することができます。
② 個人番号の取り扱い
平成30年5月以降、雇用保険の資格取得、喪失等の届の際に個人番号の記載が義務化されました。オフィスステーションにはマイナンバーステーションという個人番号の管理システムが付属しています。個人番号の記載が必要な届には自動で個人番号を取り入れてくれます。これにより、マイナンバーステーションに個人番号を入力するとき以外は個人番号に全く触れなくて済むようになりました。社会保険労務士事務所には、個人番号の取り扱いには大企業と同じ厳しい法の規制が掛かっていますが、それを気にする必要がありません。
③ 社会保険の算定基礎届
７月上旬は社会保険労務士事務所にとって非常に忙しい時期です。労働保険の年度更新と同時に社会保険の算定基礎届を作成しなければならないからです。会社さんでも同様でしょう。オフィスステーション導入後、事態は一変しました。給与データと勤務日数等をあらかじめ取り入れてありますので、算定基礎届がほぼ自動で作成できます。細心の注意を必要とし社員の将来受け取る年金額に関わる重要な作業でありますが、簡単な確認作業だけで済むようになり本当に助かっています。
④ 届け出状況の確認
あってはならないことですが、依頼された手続きを既に行っているか行っていないかが分からなくなることがあります。オフィスステーションには、電子申請の送信一覧があります。検索機能もありますので、手続きを行っているか行っていないかを簡単に確認できます。
この他にも、申請中の手続きの処理状況が確認できるのも助かります。例えば社会保険の取得届で健康保険証の交付が遅れているときなど、依頼者に現時点の状況を正しく伝えられることはオフィスステーションを使った電子申請の利点です。会社さんでも社員に正しい情報を伝えられることは人事・労務担当者の信頼性を高めます。
その他の便利な機能
丸山事務所には職員が１人しかいないので、実務では使っていない機能ですがオフィスステーション備わった便利な機能を２，３紹介してみます。
① 個人用アカウント発行機能
個人用アカウントを利用すると、従来は社員から紙で提出を受け、住所や生年月日、電話番号それに個人番号等の情報を人事・労務担当者が手で入力していたことに代えて、社員自らがスマートフォン等を用いて自分のデータを入力し、元となった例えばマイナンバー通知書を画像で送付することができます。人事・労務担当者は入力されたデータと送られてきた画像を照合し確認するだけになります。
他のシステムを利用されていた会社さんがオフィスステーションに乗り換えている理由の一つに、この機能の利用があるとの話も聞いています。
② 労働者名簿作成機能
労働基準法第１０７条で、会社は労働者ごとに、氏名、生年月日、履歴の他に法令で決めた項目を記入して調整しなければならないと規定されています。多くの会社さんでは労働者名簿を紙で保管していますが、傍目にも大変な労力を要する業務です。
オフィスステーションは、入力されたデータをもとに労働者名簿を調整します。履歴以外は、雇用保険や社会保険の届け出に使用するデータですので、手続きをするときには入力されます。つまり、履歴だけを追加で入力することにより、労働者名簿は自動で調整されます。
これを紙に印刷して保存することももちろんできますが、普段はいつでも見ることができる状態にしておき、労働基準監督官の臨検時等の必要時に印刷することでも労働基準法はクリアです。
小さなことですが、オフィスステーションはペーパレス化を実現し業務の改善に役立ちます。
③ 雇用条件通知書作成機能
正社員やパート社員用の雇用条件通知書のひな型をカスタマイズして、雇い入れ時に雇用条件通知書を正確に交付することができます。ワードやエクセルでひな形を作ったり、前に使った雇用条件通知書を流用したりして新しい通知書を交付していることが多くありますが、前に作った社員の情報が一部残ったり、入力ミスがあったりすると、新入社員に対しての会社の信頼を落とす原因になります。
オフィスステーションの雇用条件通知書作成機能を利用することにより、ミスは最小限にすることができます。
現在のところ個人ごとに保存できる雇用条件通知書は１件だけで、履歴を残すことができないのがネックです。
④ 社会保険料通知書
社会保険の加入時や算定基礎届、月額変更届に伴って標準報酬月額が決定される都度、社員にその旨を知らせる必要があります。オフィスステーションには、「社会保険料決定・変更通知書」を作成する機能があります。小さなことですが、こんな機能もうれしいものです。
電子申請実現のための支援コース
丸山事務所では、電子申請実現のための支援に次の２つのコースを設けています。
- エントリーコース
- スタンダードコース
① エントリーコース
電子申請はしたいけれども、電子証明書を取得したり、実際に電子申請をしたりするのは敷居が高いとお考えの会社さん用のコースです。初期費用なしで月々の費用は社員１人あたり２００～４００円です。申請に必要なデータの入力やファイルを添付して、丸山事務所に申請依頼をするだけです。あとは丸山事務所がデータを確認して行政等に電子申請します。申請結果は、審査終了時に丸山事務所から知らせます。
② スタンダードコース
電子証明書を取得することにより御社で電子申請ができます。初期費用なしで月々の費用は社員１人あたり１００～２００円とリーズナブルです。自社で電子申請する会社さんには最適です。難しい届に関しては、丸山事務所に書類の作成方法等を問い合わせすることができます。
☆ 両方のコースともに個人番号の管理、運用ができるマイナンバーステーションの機能が利用できます。
丸山事務所を通じてオフィスステーションを導入するメリット
オフィスステーションは開発元の株式会社エフ・アンド・エム(大阪）と直接契約することもできますが、丸山事務所を通じてオフィスステーションを導入すると次のメリットがあります。
- 年間３～５万円掛かるコールセンターオプション料が無料
- 難しい届のときに作成方法等の問い合わせが可能
- 社員の氏名、性別、生年月日、マイナンバー等の御社がお持ちの電子データをオフィスステーション用に変換して登録する作業をサービス
システム導入時に問題になるのが、初期の登録作業です。システムを便利に使う目的で導入しても、社員データが登録されていなければ宝の持ち腐れです。丸山事務所では、社員データの変換および登録作業を通じて、御社の導入初期の障壁を取り除きスムーズな活用の道を拓きます。
料金
社員数に応じた良心的な料金体系を採用しています。
詳しくはこちら → 電子申請支援料金表